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2025年5月，内蒙古某某有限公司作为“老年教育社区教育试点项目（教学设备购置）”的招标代理机构，正紧锣密鼓推进项目招标工作。按照项目要求，此次招标需全程接受现场监督，确保过程公平、公正、公开。由于公司法定代表人孟某事务繁忙，无法亲自对接监督事宜，遂委托公司员工任某代为办理。

5月11日，任某携带公司营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等材料来到北疆公证处北方业务部，申请办理招标现场监督公证。任某向公证员赵洋说明：“这个项目关系到老年教育设施的完善，招标过程的规范性直接影响后续设备质量，我们希望通过公证监督，让整个流程更透明，也让参与投标的企业更放心。”

公证员详细审核了项目招标文件、招标代理机构资质、委托手续等材料，确认项目合法合规、委托权限清晰。随后，公证员受理了该申请，并全程参与项目招标现场监督。从投标文件接收、密封性检查，到开标过程记录、评标环节见证，公证员对每一个关键步骤进行了细致监督，并对现场情况、投标数据等进行了全程记录。

最终，在公证员的见证下，招标活动顺利完成，中标结果真实有效。随后公证员出具了招标现场监督公证书，为项目招标的合法性、公正性提供了有力证明。

公证员提醒

1. 招标前材料要齐全：办理招标现场监督公证需提供项目审批文件、招标文件、招标代理资质、委托手续等材料，提前准备齐全可避免延误监督流程。

2. 明确监督范围：委托书中需清晰列明公证监督的具体环节（如开标、评标、定标等），确保公证员准确把握监督重点，保障流程无遗漏。

3. 重视现场配合：招标方、代理机构应提前与公证员沟通流程细节，现场提供必要的工作条件，确保监督过程顺畅高效。

相关法条依据

• 《中华人民共和国公证法》第十一条：“根据自然人、法人或者其他组织的申请，公证机构办理下列公证事项：……（三）委托、声明、赠与、遗嘱；……（七）招标投标、拍卖；……”

• 《公证程序规则》第五十二条：“公证机构办理招标投标、拍卖、开奖等现场监督类公证，应当由二人共同办理。承办公证员应当依照有关规定，通过事前审查、现场监督，对其真实性、合法性予以证明，现场宣读公证证词，并在宣读后七日内将公证书发送当事人。”

办理招标现场监督公证的好处

1. 保障公平公正：公证员作为独立第三方全程监督，可有效防范招标过程中的暗箱操作、弄虚作假等问题，维护招标方与投标方的合法权益。

2. 增强公信力：经公证监督的招标结果具有法定证明力，可减少后续因程序争议引发的纠纷，提升项目的社会认可度。

3. 规范流程细节：公证员对招标环节的合法性审查和现场监督，能督促招标方严格遵守程序规定，避免因流程不规范导致项目延误或无效。

    4. 降低法律风险：通过公证固定招标过程的关键证据，为后续可能出现的异议、投诉提供权威依据，减少法律纠纷隐患。

本处北方业务部 公证员赵洋

内容整理：吴书婷